Laatste update: 24 September 2025
1. Over deze verklaring
1.1 Dit privacybeleid (het “beleid”) beschrijft hoe wij alle informatie verzamelen, delen en gebruiken die, afzonderlijk of in combinatie met andere informatie, betrekking heeft op u (“persoonsgegevens“) in uw hoedanigheid van klant of begunstigde van onze diensten, of in uw hoedanigheid van leverancier (of als onze contactpersoon voor deze entiteiten of vertegenwoordigers) (“u” en “uw”) van Tax Consult Accountancy & Advisory (“Tax Consult”, “wij” of “ons”).
1.2 Deze Verklaring beschrijft ook uw rechten met betrekking tot de Persoonsgegevens die wij over u verwerken, en hoe u deze rechten kunt uitoefenen.
1.3 Tax Consult Accountancy & Advisory neemt haar verplichtingen op het gebied van privacy serieus. Daarom hebben wij deze Verklaring opgesteld, waarin de normen worden beschreven die Tax Consult Accountancy & Advisory hanteert om uw Persoonsgegevens te beschermen.
1.4 Voor de toepassing van deze Verklaring treedt Tax Consult Accountancy & Advisory BV, waarmee u een overeenkomst hebt gesloten of die diensten verleent waarvan u de begunstigde bent, op als verwerkingsverantwoordelijke van uw Persoonsgegevens. Wij zijn gevestigd te 1170 Brussel, Zeppelinstraat 8 en zijn ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0740.763.561. In haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke is Tax Consult verantwoordelijk voor het toezicht op de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, en meer in het bijzonder met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
1.5 Wij verzoeken u vriendelijk deze verklaring aandachtig door te lezen. Indien u vragen of opmerkingen heeft, kunt u contact opnemen met privacy@taxconsult.be.
2. Welke persoonsgegevens worden door Tax Consult verzameld en waarom?
2.1 De soorten persoonsgegevens die wij verzamelen en de redenen waarom wij deze verwerken, zijn als volgt:
Om te voldoen aan onze verplichtingen op het gebied van antiwitwasbeleid met betrekking tot onze klanten en de begunstigden van onze diensten.
Identificatiegegevens, contactgegevens, financiële en economische gegevens, gegevens over het huishouden, gegevens over persoonlijke kenmerken, beroepsgegevens, gegevens over identiteitsdocumenten.
Wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn.
Het bijhouden en controleren van de boekhouding van onze klanten en het verlenen van ondersteuning bij alle fiscale, salaris-, sociale en wettelijke verplichtingen
Dezelfde categorieën gegevens als hierboven, en meer in het algemeen de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de betreffende diensten.
Wettelijke en deontologische verplichtingen waaraan wij als gecertificeerd accountant en belastingadviseur onderworpen zijn
Voor het uitvoeren van wettelijke ITAA-opdrachten, certificeringen en audits als accountant (accountantsrapporten, controleopdrachten en opdrachten als commissaris).
Dezelfde categorieën gegevens als hierboven, en meer in het algemeen de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.
Wettelijke en deontologische verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn.
Opstellen van fiscale en sociale adviezen, financiële plannen en economische en administratieve analyses
Dezelfde categorieën gegevens als hierboven, en meer in het algemeen de gegevens die nodig zijn voor het opstellen van adviezen.
Wettelijke verplichtingen waaraan wij eventueel onderworpen zijn; de contractuele noodzaak wanneer onze klant een natuurlijke persoon is; ons gerechtvaardigd belang om onze diensten te verlenen wanneer onze klant een rechtspersoon is.
Opleidingen op het gebied van boekhouding, belastingen en btw.
Identificatiegegevens, contactgegevens, beroepsgegevens.
De contractuele noodzaak wanneer onze klant een natuurlijke persoon is; ons gerechtvaardigd belang om onze diensten te verlenen wanneer onze klant een rechtspersoon is.
Uitvoering van taken op het gebied van wervingsondersteuning.
Personeelsgegevens (identificatie, contactgegevens, beroepsgegevens, opleidingsgegevens, enz.).
Ons gerechtvaardigd belang om onze diensten te verlenen.
Uitvoering van opdrachten ter ondersteuning van onze klanten bij alle fiscale, salaris-, sociale en wettelijke verplichtingen en vertegenwoordiging bij de betrokken autoriteiten (geschillen).
Dezelfde categorieën gegevens als hierboven, en meer in het algemeen de gegevens die nodig zijn voor de ondersteunende taken.
De contractuele noodzaak wanneer onze klant een natuurlijke persoon is; ons gerechtvaardigd belang om onze diensten te verlenen wanneer onze klant een rechtspersoon is.
Uitvoering van wettelijke ITAA-opdrachten
Dezelfde categorieën gegevens als hierboven, en meer in het algemeen de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.
Wettelijke en deontologische verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn.
Verlening van juridische diensten op het gebied van vennootschapsrecht, contracten en fusies en overnames.
Identificatiegegevens, contactgegevens, financiële en economische gegevens, gegevens over het huishouden, beroepsgegevens, gegevens over identiteitsdocumenten.
De contractuele noodzaak wanneer onze klant een natuurlijke persoon is; ons gerechtvaardigd belang om onze diensten te verlenen wanneer onze klant een rechtspersoon is.
Voor de uitvoering van met ons gesloten transacties, facturering van diensten aan klanten en invordering van vorderingen op klanten.
Identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens.
Contractuele noodzaak.
Klantbeheer (uitvoering van de klantacceptatieprocedure, opstellen en beheren van opdrachtbevestigingen, beheer van mandaten ten aanzien van de autoriteiten en onze IT-leveranciers van boekhoudkundige applicaties).
Identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, gegevens over het huishouden, gegevens over persoonlijke kenmerken.
Contractuele noodzaak.
Voor het beheer van klachten en geschillen met klanten.
Identificatiegegevens, contactgegevens, gegevens opgenomen in de contractdocumentatie.
Ons gerechtvaardigd belang: de bescherming van onze rechten en belangen.
Voor het beheer van leveranciers en de uitvoering van met ons gesloten transacties.
Identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens.
Contractuele noodzaak
Voor het beheer van klachten en geschillen met leveranciers.
Identificatiegegevens, zoals naam, adres (zakelijk of privé), telefoonnummers, enzovoort.
Ons gerechtvaardigd belang: het beschermen van onze rechten en belangen.
2.2 Wij kunnen van derden persoonsgegevens over u ontvangen, met name wanneer wij B2B-contracten sluiten met klantbedrijven om bepaalde diensten te leveren waarvan u de begunstigde bent (zoals uw werkgever of het bedrijf waarvan u aandeelhouder of bestuurder bent of een tussenpersoon waarvan u de begunstigde bent).
De categorieën persoonsgegevens die wij van derden verzamelen, omvatten uw identificatiegegevens (naam, voornaam), uw contactgegevens, uw professionele gegevens en de gegevens die nodig zijn voor het leveren van de diensten waarvan u de begunstigde bent.
2.3 Indien nodig kunnen de persoonsgegevens die wij verwerken met betrekking tot de begunstigden van onze diensten informatie bevatten over etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, gezondheid, lidmaatschap van een vakbond, het plegen of vermeend plegen van strafbare feiten en alle daarmee verband houdende juridische acties en informatie, evenals biometrische informatie (“gevoelige persoonsgegevens“). Wij zullen de hoeveelheid gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken tot een minimum beperken en alleen verwerken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van antiwitwaswetgeving, of wanneer u ons deze gegevens hebt verstrekt met het oog op het verlenen van onze fiscale dienstverlening.
3. Met wie deelt Tax Consult uw persoonsgegevens?
3.1 Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan de volgende categorieën ontvangers:
(a) aan onze externe leveranciers en dienstverleners die ons gegevensverwerkingsdiensten leveren, of die persoonsgegevens verwerken voor de doeleinden die in deze verklaring worden beschreven, of die aan u worden meegedeeld bij het verzamelen van uw persoonsgegevens. Deze dienstverleners leveren ons diensten op de volgende gebieden: boekhoudsoftware of -programma’s, documentbeheerprogramma’s en wervingsbureaus. Dit omvat Admin Consult (Syneton), Emasphere, Winbooks, Clearfacts, Silverfin, Dynamic Flows, Kluwer, Intellifin, Exact Online, Yuki, Tax Consult SA en onze e-mailproviders.
(b) aan elke bevoegde wetshandhavingsinstantie, regelgevende instantie, overheidsinstantie, rechtbank of andere derde partij, wanneer wij van mening zijn dat openbaarmaking noodzakelijk is (i) op grond van toepasselijke wet- of regelgeving, (ii) om onze rechten vast te stellen of te verdedigen, of (iii) om uw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen.
(c) In het kader van de diensten die wij leveren, verstrekken wij bepaalde persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld op fiscaal gebied) of aan andere soortgelijke instanties (zoals het Belgisch Staatsblad of de Kruispuntbank van Ondernemingen). Afhankelijk van de te leveren diensten en indien nodig, kunnen wij bepaalde gegevens van u doorgeven aan Belgische of buitenlandse deskundigen en sociale secretariaten;
(d) aan onze auditors, adviseurs, wettelijke vertegenwoordigers en soortgelijke agenten in het kader van de adviesdiensten die zij ons verlenen (bijvoorbeeld advocaten en notarissen);
(e) aan een potentiële koper (en zijn agenten en adviseurs), in het kader van een voorgenomen aankoop, fusie of overname van een deel van ons bedrijf, op voorwaarde dat wij de koper informeren dat hij uw persoonsgegevens alleen mag gebruiken voor de doeleinden die in deze verklaring worden beschreven;
(f) aan elke andere persoon, op voorwaarde dat u vooraf toestemming hebt gegeven voor de openbaarmaking.
4. Hoe wij uw privacy beschermen
4.1 In overeenstemming met deze Verklaring zullen wij Persoonsgegevens als volgt verwerken:
(a) Eerlijkheid: Wij zullen uw Persoonsgegevens op eerlijke wijze verwerken. Dit betekent dat wij transparant zijn over de manier waarop wij Persoonsgegevens verwerken en dat wij deze zullen verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
(b) Doelbinding: Wij zullen Persoonsgegevens verwerken voor welbepaalde en rechtmatige doeleinden en zullen deze niet verwerken op een wijze die onverenigbaar is met deze doeleinden.
(c) Evenredigheid: Wij zullen Persoonsgegevens verwerken op een wijze die evenredig is aan de doeleinden waarvoor de verwerking is bedoeld.
(d) Juistheid van de gegevens: Wij nemen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat de Persoonsgegevens die wij bewaren juist, volledig en, indien nodig, actueel zijn. Het is echter ook uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens zo nauwkeurig, volledig en actueel mogelijk zijn door Tax Consult op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen of fouten.
(e) Gegevensbeveiliging: Wij gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens die wij over u verzamelen en verwerken te beveiligen. De maatregelen die wij gebruiken zijn ontworpen om een beveiligingsniveau te bieden dat past bij het risico van de verwerking van uw Persoonsgegevens.
(f) Verwerkers: Wij kunnen derden inschakelen om Persoonsgegevens te verwerken voor rekening en namens Tax Consult. Wij eisen van deze verwerkers dat zij de Persoonsgegevens verwerken en strikt handelen volgens onze instructies en dat zij passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de Persoonsgegevens beschermd blijven.
(g) Internationale gegevensoverdracht: Onze servers bevinden zich binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij doen echter af en toe een beroep op externe deskundigen of consultants die buiten de EER gevestigd zijn. Dit betekent dat wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen, wij deze kunnen overdragen naar het land waar de deskundige of consultant die wij inschakelen, gevestigd is. Dergelijke overdrachten zijn strikt noodzakelijk om u de overeengekomen contractuele diensten te kunnen leveren en op uw verzoek (bijvoorbeeld als uw dossier de tussenkomst van een deskundige in een derde land vereist). Meer informatie kan op verzoek worden verstrekt.
(h) Bewaring van gegevens: Wij bewaren uw persoonsgegevens wanneer wij daar een legitieme commerciële behoefte aan hebben (bijvoorbeeld om u een door u gevraagde dienst te leveren of om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke, fiscale of boekhoudkundige vereisten).
Wanneer wij geen legitieme commerciële reden meer hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, verwijderen wij deze of maken wij ze anoniem, of indien dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat uw persoonsgegevens zijn opgeslagen in een back-up ), slaan wij ze veilig op en isoleren wij ze van elke andere verwerking totdat verwijdering mogelijk is.
5. Uw rechten op het gebied van gegevensbescherming
5.1 U beschikt over de volgende rechten op het gebied van gegevensbescherming, die u kunt uitoefenen via privacy@taxconsult.be :
(a) U kunt uw persoonsgegevens te allen tijde inzien, corrigeren, bijwerken of laten verwijderen.
(b) Bovendien kunt u zich in bepaalde omstandigheden verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens verzoeken.
(c) Indien wij uw persoonsgegevens met uw toestemming hebben verzameld en verwerkt, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die wij vóór de intrekking hebben uitgevoerd en heeft geen invloed op de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van andere rechtsgrondslagen dan toestemming.
(d) Indien u een klacht of bezorgdheid heeft over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zullen wij ons inspannen om deze bezorgdheid weg te nemen. Indien u van mening bent dat wij onvoldoende rekening hebben gehouden met uw klacht of bezorgdheid, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit over de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens door ons. Neem voor meer informatie contact op met uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit. (De contactgegevens van de gegevensbeschermingsautoriteiten in de Europese Economische Ruimte zijn te vinden op de volgende linkhier .)
5.2 Wij reageren op alle verzoeken die wij ontvangen van personen die hun rechten met betrekking tot de bescherming van hun Persoonsgegevens willen uitoefenen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
6. Bijwerking van deze verklaring
6.1 Wij kunnen deze Verklaring van tijd tot tijd bijwerken in reactie op veranderende juridische, technische of commerciële ontwikkelingen. Wanneer wij onze Verklaring bijwerken, zullen wij passende maatregelen nemen om u hiervan op de hoogte te stellen, rekening houdend met het belang van de wijzigingen die wij aanbrengen. Wij zullen uw toestemming vragen voor elke belangrijke wijziging in deze Verklaring indien dit vereist is door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
7. Aanvullende documenten
7.1 Deze privacyverklaring is bedoeld om onze klanten, leveranciers en partners te informeren over de wijze waarop TC A&A omgaat met persoonsgegevens. Voor een meer gedetailleerde beschrijving van onze wederzijdse verplichtingen en verbintenissen op het gebied van gegevensbescherming in het kader van onze contractuele relaties, verwijzen wij u naar ons GDPR-beleid – Privacy en gegevensverwerking.
U kunt de datum van de laatste update van deze verklaring vinden door te kijken naar de datum van de “laatste update” die bovenaan deze verklaring staat vermeld.
