E-invoicing als de nieuwe norm
Op 1 januari 2026 wordt de structurele elektronische facturatie de norm in België voor transacties tussen belastingplichtige ondernemingen.
Het doel van elektronische facturatie is tweeledig:
- Enerzijds het verminderen van de btw-kloof, dat wil zeggen het verschil tussen wat de staat aan btw-inkomsten zou moeten ontvangen en wat hij daadwerkelijk ontvangt;
- Anderzijds het streven naar een diepgaande administratieve vereenvoudiging voor zowel de belastingplichtigen als de staat.
De overgangsperiode die aan de betrokken belastingplichtigen wordt aangeboden, heeft tot doel iedereen de kans te geven zich aan te passen aan deze nieuwe factureringsmethode.
Vanaf 1.1.2026 vallen alle transacties in een B2B-context (dienstverleningen of leveringen van goederen tussen ondernemingen) en onderworpen aan btw in België onder de nieuwe methode van elektronische facturatie. Met andere woorden, deze verplichting is niet van toepassing op B2C-transacties (transacties tussen een onderneming en een particulier).
Merk op dat de vrijgestelde belastingplichtigen op basis van artikel 44 van het Btw-Wetboek, buitenlandse belastingplichtigen (zelfs als ze in België voor de btw zijn geregistreerd) of belastingplichtigen in faillissement niet verplicht zullen zijn om elektronische facturen uit te reiken.
Hetzelfde geldt wanneer de klant een vrijgestelde belastingplichtige is (op grond van artikel 44 van het Btw-Wetboek). In dat geval, net zoals voor particuliere klanten of niet-belastingplichtige klanten, valt de leverancier niet onder deze nieuwe bepalingen.
Bovendien vallen transacties die als B2G-transacties (Business-to-Government) worden beschouwd, reeds onder de specifieke Europese regelgeving op dit gebied (sinds 1.03.2024).
Maar wat betekent "elektronische facturatie" precies?
De nieuwe definitie van dit concept werd geïntroduceerd door het ViDA-voorstel van de Europese Commissie en overgenomen door België. Een gestructureerde elektronische factuur is een “factuur die wordt uitgegeven, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt”.
Daarom worden facturen die in PDF-formaat worden uitgegeven niet beschouwd als gestructureerde elektronische facturen!
De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van een factuur moeten altijd gewaarborgd zijn vanaf de uitgifte tot het einde van de bewaartermijn. De regels hierover veranderen niet.
Bovendien kan de gestructureerde elektronische factuur worden uitgegeven door:
- De leverancier zelf;
- Een derde partij (in naam en voor rekening van de leverancier);
- De klant in het kader van zelffacturatie, op voorwaarde dat er een voorafgaande overeenkomst tussen de partijen bestaat.
Het PEPPOL-netwerk
Om de elektronische factuur uit te reiken en te ontvangen, heeft België gekozen voor het PEPPOL BIS-formaat, dat de belangrijkste elementen van een factuur bepaalt. Daarnaast wordt aanbevolen dat de elektronische factuur via het Europese PEPPOL-netwerk wordt verzonden.
“Pan-European Public Procurement On-Line” is namelijk een open netwerk dat belastingplichtigen in staat stelt om elektronische facturen te verzenden, te ontvangen en te verwerken.
Door zich aan te sluiten bij dit netwerk kunnen bedrijven en andere organisaties op een eenvoudige en snelle manier facturen veilig uitwisselen. De betrokken belastingplichtigen kunnen toegang krijgen tot dit netwerk via een enkele verbinding met een PEPPOL-toegangspunt. Dit netwerk wordt al in veel lidstaten gebruikt.
Het zal echter mogelijk zijn voor belastingplichtigen om, in onderling overleg tussen de partijen, af te wijken van het gebruik van het PEPPOL BIS-formaat voor facturen en een ander systeem te kiezen. In dat geval wordt gevraagd dat de facturen voldoen aan de Europese norm EN16931, met het oog op harmonisatie.
Wacht niet te lang
Elektronische facturatie leidt belastingplichtigen dus naar de digitale transformatie van hun onderneming. Het is essentieel dat zij zich zo snel en zo goed mogelijk voorbereiden op deze veranderingen!
Daarom is het cruciaal om deze transitie zo snel mogelijk te starten! Wacht niet tot 2026, begin nu al met de voorbereidingen!
Onze teams staan tot uw beschikking om al uw vragen te beantwoorden, zowel over de wettelijke aspecten, de boekhoudkundige tools als de fiscale stimulansen.
