REGISTRE UBO – IMPLEMENTATION

La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces prévoit la mise en place en Belgique d’un registre des bénéficiaires effectifs (le « registre UBO »).

Le registre UBO est un registre central qui est géré par le SPF Finances. Ce dernier a pour objectif de mettre à disposition des informations adéquates, exactes et actuelles sur les bénéficiaires effectifs de sociétés, ASBL et constructions juridiques comparables à des trusts, fondées en Belgique.

Le 14 août dernier, l’arrêté royal relatif aux modalités de fonctionnement de ce fameux registre a été publié.

1. Qui doit communiquer les informations au registre UBO et quand?

Toutes les sociétés constituées en Belgique doivent respecter les obligations concernant le registre UBO. En outre, sont également visées les sociétés sans personnalité juridique, comme la société simple, les associations de droit belge, les A(I)SBL, les fondations belges, les trusts et constructions comparables.

Plus précisément, les membres de l’organe d’administration de la société, association, trustees ou fiduciaires sont responsables de la soumission des informations au registre UBO. La communication doit se faire dans le mois, à partir du moment où l’information concernant le bénéficiaire effectif est  connue ou modifiée.

Ceux-ci peuvent toutefois mandater une personne en interne ou désigner un mandataire externe comme un expert-comptable.  A ce titre, nous pouvons vous assister si vous le souhaitez.

2. Qui sont les « bénéficiaires effectifs » ?

Il existe différentes catégories de bénéficiaires effectifs selon l’entité juridique à laquelle ils sont liés. En ce qui concerne les sociétés, sont considérés comme bénéficiaires effectifs :

• les personnes physiques qui possèdent, directement ou indirectement, plus de 25% (i) du droit de vote, (ii) des actions ou parts ou (iii) du capital ;
• les personnes physiques qui exercent un contrôle de fait sur la société par d’autres moyens tels qu’un pacte d’actionnaires, droit de véto ou tout autre droit portant sur la nomination des membres du conseil d’administration.
• toute personne physique qui occupe une position de dirigeant principal de la société pour autant qu’aucun autre bénéficiaire effectif n’ait pu être identifié avec certitude.

Autrement dit, dès qu’une personne physique jouera un rôle prépondérant quant aux décisions qui sont prises dans la société, il devra être enregistré comme bénéficiaire effectif de ladite société. Les deux premières catégories sont cumulatives et il y a lieu d’indiquer les bénéficiaires effectifs dans les différentes catégories dont ils relèvent.

A défaut de pouvoir renseigner un bénéficiaire effectif d’une des deux première catégorie, il y aura lieu de compléter la troisième catégorie et d’apporter la preuve des démarches entreprises pour identifier les réels bénéficiaires effectifs et la raison pour laquelle l’information n’a pas été obtenue.

Un bénéficiaire effectif peut être considéré comme « isolé » lorsqu’il répond aux conditions mentionnés ci-dessous ou comme « groupé » lorsque le contrôle résulte d’une coordination d’une ou plusieurs personnes (i.e. un pacte d’actionnaires).

En ce qui concerne les A(I)SBL et fondations, sont considérés comme bénéficiaires effectifs, les membres du conseil d’administrations, les personnes habilitées à représenter l’association, les fondateurs, les personnes chargées de la gestion journalière ainsi que tout autre personne physique exerçant par d’autre moyens le contrôle en dernier ressort sur l’administration ou la fondation.

3. Quelle information doit-elle être communiquée ?

Pour chaque bénéficiaire effectif, il y a lieu d’indiquer le informations suivantes

• Nom, prénom, adresse complète de résidence
• Date de naissance
• Numéro d’identification fiscale (numéro national belge)
• Si le contrôle est isolé ou groupé (par exemple en cas de signature d’un pacte d’actionnaire)
• Si le contrôle est indirect, le numéro d’intermédiaire et l’identification de ceux-ci
• L’origine du contrôle (détention de part, droit de vote), le pourcentage de parts et de droits de vote détenus soit en direct, soit de façon pondérée en cas de contrôle indirect.

Il y a lieu de joindre un document justificatif comme une copie de carte d’identité ou de passeport, une copie des statuts de la société ou du registre des parts …

Un contrôle indirect peur résulter du fait

• qu’une personne détienne une participation majoritaire (>50%) d’une société tierce qui elle-même détient directement ou indirectement plus de 25% des parts ou des droits de vote de la société déclarante.
• que la valeur pondérée de la participation détenue par une personne ou des droits détenus par celle-ci excède 25%. 
  • A est bénéficiaire effectif de Bel Co
  • B détient indirectement 80% de 30% soit 24 %.  Toutefois, comme X Co a plus de 25% de Bel Co et que B détient le contrôle de X Co, B est également bénéficiaire effectif de Bel Co
  • C n’est pas bénéficiaire effectif de Bel Co

  L’administration informera par écrit toute personne de son inscription dans le registre UBO.

  4. Une dérogation est-elle possible ?

  Il n’existe aucune dérogation à l’obligation de déclaration.  Toutefois, l’administration de la trésorerie peut sur demande masquer de manière partielle ou totale l’information d’une personne désignée comme bénéficiaire effectif.  Dès la demande faite, les données seront masquées le temps de l’examen de celle-ci et jusque décision positive.

  Il y a lieu de démontrer que l’accessibilité de l’information expose la personne à un risque disproportionné, un risque de fraude, d’enlèvement, de chantage, d’extorsion, de harcèlement, de violence ou d’intimidation.

  La dérogation est octroyée automatiquement pour tout mineur ou incapable lors de l’enregistrement de leurs informations dans le registre.

  5. Qui a accès au registre UBO ?

  Les données du registre sont avant tout accessibles pour les « autorités compétentes », à savoir les services de police, la CTIF et l’ensemble des autorités publiques dont l’une des missions légales est la lutte contre le blanchiment d’argent.

  A noter que le fisc ne pourra consulter ces données que pour un contribuable déterminé et ne pourra, dès lors utiliser cette base de donnée pour collecter des informations quant à la cession de parts intervenues dans l’année.

  Les personnes qui sont également soumises à la loi sur le blanchiment d’argent et qui, dans le cadre de l’exercice de leur profession, doivent vérifier si elles ont affaire à des criminels (c’est le cas des avocats, notaires, agents immobiliers ou comptables) auront accès au registre.

  En outre, le registre est également accessible pour chaque citoyen en ce qui concerne les sociétés, moyennant le paiement d’une indemnité administrative.

  6. Sanctions

  Le Ministre des Finances peut infliger une amende administrative de 250 à 50.000 EUR aux administrateurs en cas de non-respect de leur obligation de communication ou en cas de mauvaise qualité des données communiquées.

  Des sanctions pénales sont en outre prévues par le Code des Sociétés pour les administrateurs qui ne respectent pas leurs obligations.

  7. Entrée en vigueur et dates clés

  L’arrêté royal entre en vigueur le 31 octobre 2018 ; les administrateurs ont jusqu’au 30 novembre 2018 pour enregistrer toutes les informations connues sur les bénéficiaires effectifs. Toutefois, l’administration fiscale a déjà prévu un délai étendu jusqu’au 31 mars 2019 pour le premier encodage.

  Toute modification d’une donnée doit ensuite être communiquées endéans le mois.  De surcroit, les données devront être confirmées annuellement.

  Cordialement,

  Taxconsult